DRE: o relatório que mostra se a sua empresa dá lucro (e por que o saldo do banco não mostra)

O saldo do banco subiu no mês, então a empresa lucrou? Nem sempre. Talvez o cliente grande tenha pago de uma vez três faturas atrasadas. Talvez a compra de estoque tenha ficado para o mês que vem. No mês seguinte o saldo cai, e ninguém sabe dizer se foi o negócio que piorou ou só o calendário dos pagamentos.

Quem responde à pergunta "a empresa dá lucro?" é a DRE, a Demonstração do Resultado do Exercício. Neste artigo você vai ver o que ela mostra, como ler cada linha, por que ela é diferente do caixa e como o ERP Sistema RAM monta a DRE mês a mês a partir do financeiro que a empresa já lança, sem planilha paralela.

O que é a DRE

A DRE é um resumo em degraus. Começa no que a empresa vendeu e vai descontando, linha a linha, tudo o que foi preciso gastar para chegar lá, até sobrar o resultado: lucro ou prejuízo. Cada degrau tem um nome e responde a uma pergunta diferente.

Nesse exemplo, com números fictícios, de cada R$ 100 que realmente ficaram com a empresa depois dos impostos sobre as vendas, R$ 54,74 pagaram a mercadoria vendida, R$ 30,03 pagaram a estrutura e sobraram R$ 12,42 de lucro. É esse tipo de frase que a DRE permite dizer, e que o saldo do banco nunca vai dizer.

As perguntas que cada linha responde

• Receita líquida: quanto das vendas fica de fato com a empresa depois dos impostos sobre a venda e das devoluções. É a base para comparar todo o resto.
• Lucro bruto: o preço paga a mercadoria? Se a margem bruta cai mês após mês, o problema está no preço, no custo de compra ou no desconto, antes de qualquer despesa.
• Despesas operacionais: quanto custa manter a empresa de portas abertas: pessoal, aluguel, sistemas, marketing, comissões. Separadas por grupo, mostram onde a estrutura está crescendo mais que as vendas.
• Resultado operacional: o negócio, sozinho, se paga? É o resultado antes dos juros. Se ele é bom e o lucro líquido é ruim, o vilão é a dívida, não a operação.
• Lucro líquido: o que sobrou de verdade no período, depois de tudo.

Olhar os percentuais, e não só os valores, é o que torna a DRE útil para decidir. Uma despesa que subiu R$ 5 mil pode não ser problema se as vendas subiram junto; uma despesa que passou de 5% para 8% da receita é.

DRE não é fluxo de caixa: competência e caixa

O caixa mostra quando o dinheiro entrou e saiu. A DRE pelo regime de competência mostra a que mês pertence cada receita e cada despesa, mesmo que o pagamento aconteça antes ou depois. A venda de setembro recebida em novembro é receita de setembro; a compra de estoque paga hoje só vira custo quando a mercadoria for vendida.

É por isso que uma empresa pode ter lucro e faltar dinheiro (vendeu bem, mas a prazo) ou ter dinheiro sobrando e estar no prejuízo (recebeu atrasados, mas as vendas do mês não pagam a estrutura). As duas visões são necessárias, e o empresário que olha só uma delas decide no escuro.

Os erros mais comuns ao montar a DRE

• Lançar as compras de estoque como despesa. O custo entra na DRE quando a mercadoria é vendida, pelo CMV. Se a compra também entrar, o custo é contado duas vezes e o mês da compra grande parece um prejuízo que não existiu.
• Misturar o que não é resultado. Transferência entre contas, empréstimo recebido, pagamento do principal da dívida, aporte e retirada dos sócios mexem no caixa, mas não são receita nem despesa.
• Deixar despesa sem classificação. Tudo o que não tem lugar na estrutura some do resultado, e o lucro aparece maior do que é.
• Olhar um mês isolado. Um mês com férias, décimo terceiro ou uma venda grande distorce tudo. A DRE mês a mês, lado a lado, mostra a tendência.

A DRE no Sistema RAM, a partir do seu financeiro

No ERP Sistema RAM a DRE não é uma planilha à parte: ela usa as classificações financeiras que a empresa já escolhe ao lançar cada conta a pagar e a receber. A tela DRE, no menu Financeiro, soma tudo na estrutura de resultado, mês a mês.

• Mês a mês e com total: escolha o mês inicial e o final; cada mês vira uma coluna, com o total do período e o percentual de cada linha sobre a receita líquida. Os subtotais (receita líquida, lucro bruto, resultado operacional) são calculados sozinhos.
• Competência ou caixa: em competência, os títulos entram pela data de emissão; em caixa, entra o que foi pago e recebido, pela data da baixa. Os dois na mesma tela, com um campo.
• Custo das vendas automático: o CMV vem do custo que o sistema gravou em cada item vendido (o custo médio do estoque na hora da venda) vezes a quantidade, menos as devoluções. Sem precisar lançar nada a mais.
• Rateio respeitado: um título dividido entre várias classificações entra em cada linha com a sua porcentagem. Cancelados, previsões e transferências entre contas ficam de fora.
• Do resumo ao título: a DRE pode mostrar só os grupos, as linhas ou as linhas abertas por classificação. Um clique numa célula lista as classificações daquela linha naquele mês; um duplo clique mostra os títulos que formam o valor.
• Excel e impressão: a planilha sai formatada, com a DRE, os valores por classificação e a conferência. A impressão abre no navegador, pronta para imprimir ou salvar em PDF.

A conferência: o que ficou fora

Ao lado do detalhe, a tela mostra tudo o que não entrou no resultado do período: títulos sem classificação, classificações que ainda não têm linha na DRE, o que está marcado como "Fora da DRE" (como as compras de estoque) e as transferências. Os dois primeiros aparecem em amarelo, porque costumam ser esquecimento. É a forma de confiar no número antes de levá-lo para uma reunião.

Como deixar a DRE pronta no sistema

O sistema já traz a estrutura de DRE montada, da receita bruta ao lucro líquido, mais uma linha "Fora da DRE". O trabalho é dizer, uma vez, em que linha cai cada classificação do plano financeiro:

1. 1Abra o cadastro de classificação financeira e selecione o grupo de cima, como “Despesas Fixas”.
2. 2Escolha a Linha da DRE (por exemplo, 4.2 Despesas administrativas) e grave. Todas as classificações abaixo do grupo recebem a mesma linha, e o sistema avisa quantas mudaram.
3. 3Trate as exceções editando só o item de baixo que for diferente. Compras de estoque e transferências vão para “Fora da DRE”.
4. 4Calcule a DRE e olhe a conferência. Se algo aparecer em amarelo, é só ligar a classificação que faltou e calcular de novo.

A estrutura também pode ser ajustada: mudar o nome das linhas, a ordem e criar linhas novas, como separar "Fretes" das outras despesas de venda. Nada é apagado; a linha que não for mais usada é inativada. E o acesso à DRE é liberado por usuário, no cadastro de usuários.

Perguntas frequentes

Conclusão

O saldo do banco diz quanto dinheiro há hoje. A DRE diz se o negócio está ganhando ou perdendo dinheiro, e onde. Margem bruta caindo, estrutura pesando mais que as vendas, juros comendo o resultado operacional: cada um desses sinais aparece numa linha da DRE meses antes de aparecer no caixa.

No Sistema RAM essa leitura sai do financeiro que a empresa já lança, mês a mês, em competência ou caixa, com o custo das vendas calculado sozinho e a conferência do que ficou de fora. É o número certo para decidir preço, corte de despesa e investimento.