Separação de pedidos: menos hora extra na expedição, com produto e quantidade certos

São 18h40 e o caminhão da rota de amanhã ainda não está fechado. Faltam três pedidos. Um separador procura um produto que o sistema diz ter e ninguém encontra. Outro reconta uma caixa que já tinha sido contada de manhã. A equipe fica até mais tarde, a empresa paga hora extra e, no dia seguinte, um cliente liga dizendo que recebeu seis caixas em vez de doze.

Na maioria das distribuidoras e atacados, a hora extra da expedição não vem de excesso de pedidos. Vem do tempo gasto procurando, conferindo de novo e corrigindo depois. A separação de pedidos é o ponto em que esse tempo se perde, e também onde ele pode ser recuperado.

Os clientes que já usam o RAM Expedição relatam exatamente isso: redução da hora extra da equipe da expedição, mais agilidade para localizar e separar a mercadoria, a garantia de que o produto e a quantidade certos saem no pedido, e um inventário seguro e integrado ao ERP. Neste artigo você vai ver, com as telas do sistema, de onde vem cada um desses resultados.

Para onde vai a hora extra da expedição

Quando se acompanha um turno de separação de perto, o tempo perdido aparece sempre nos mesmos lugares:

• Procurar a mercadoria: o separador sabe o que precisa pegar, mas não sabe em qual rua, apartamento e nível está o lote que deve sair. Anda pelo galpão até achar.
• Descobrir que não tem: o estoque do sistema diz que há saldo, mas o endereço está vazio ou tem outro lote. O pedido para até alguém resolver.
• Recontar: sem saber o que já foi separado, a equipe confere de novo para ter certeza antes de liberar a carga.
• Corrigir depois: produto trocado ou quantidade errada viram devolução, reentrega e mais uma separação, agora fora do horário.
• Parar para inventariar: contagem em papel, digitação em planilha e divergência que ninguém sabe explicar fazem o inventário tomar o fim de semana.

Nenhum desses problemas se resolve contratando mais gente. Eles se resolvem quando o sistema diz ao separador para onde ir e impede o erro na hora em que ele acontece, não no dia seguinte.

Localizar e separar: o endereço e o lote já na tela

O RAM Expedição roda no navegador do celular ou do tablet da equipe, sem instalação, e trabalha integrado ao ERP Sistema RAM. O fluxo da separação segue a ordem do galpão:

1. 1Área de separação: as rotas aparecem com o total pedido, o que já foi separado, o que falta e o percentual concluído. Há filtros por situação (aguardando, em andamento, finalizada), por entrega ou retirada, e busca pelo número da rota.
2. 2Pedidos da rota: cada pedido mostra o cliente, a cidade e o próprio progresso, para a equipe atacar primeiro o que está mais perto de fechar.
3. 3Produtos do pedido com a localização: para cada produto, a tela lista os endereços onde ele está: número do apartamento, rua, piso, saldo, lote e validade, do lote mais antigo para o mais novo, com o mais antigo destacado.
4. 4Separar: quando o pedido não traz lote, o sistema já abre a separação no lote de validade mais antiga disponível. O operador informa o local e a quantidade e confirma.

É daqui que vem a agilidade que os clientes relatam. O separador não precisa lembrar onde cada produto fica nem perguntar a ninguém: a tela mostra o apartamento, a rua e o piso. E, ao mostrar primeiro o lote que vence antes, o sistema ajuda a evitar que mercadoria envelheça no fundo da prateleira.

Produto e quantidade certos na saída do pedido

Agilidade sem conferência só faz o erro chegar mais rápido ao cliente. Por isso o RAM Expedição não deixa a separação ser confirmada quando algo não bate. Ao digitar o local, a tela responde na hora com "Local OK", a rua, o piso e o saldo daquele endereço. A partir daí, o sistema barra:

• Local errado: endereço que não existe, que está bloqueado ou que não guarda aquele produto e lote.
• Saldo insuficiente: pedir 60 unidades num endereço que tem 44 não passa, e o botão de confirmar fica desabilitado.
• Quantidade acima do pedido: não é possível separar mais do que falta para completar o item.
• Lote que não existe ou que não tem saldo.
• Validade divergente: lote com validade diferente da cadastrada no ERP, ou com duas validades no mesmo endereço, é recusado antes de qualquer baixa.

Depois da separação vem a conferência. Na conferência por pedido e por palete, o conferente usa o leitor de código de barras: produto que não pertence ao pedido é recusado, quantidade acima do pedido também, e a rota e o palete só podem ser finalizados quando todos os itens chegam a 100%. Com o pedido separado, a equipe informa a quantidade de volumes e o sistema confere com o total esperado.

Quando o pedido chega ao status de faturamento, ele aparece na fila "Aguardando faturamento", agrupado por rota e com o progresso de cada carga. O faturamento sabe o que já pode emitir sem descer ao galpão para perguntar.

Inventário seguro e integrado ao ERP

O inventário é o outro grande consumidor de hora extra. O RAM Expedição tem um módulo próprio, pensado para a contagem ser confiável já na primeira vez:

Duas equipes contando o mesmo estoque

No modo completo, duas equipes contam de forma independente. O sistema compara as contagens por produto, lote e posição: se a quantidade, o lote ou o endereço não batem entre as equipes, o item é apontado como divergente. Na recontagem, só esses itens voltam a ser contados, e não o estoque inteiro. Para contagens pequenas, como um corredor ou uma câmara fria, existe o modo simplificado, com uma equipe só.

Resultado que não muda depois de enviado

Quando o inventário é finalizado, o resultado final é congelado, com uma linha por produto e lote, incluindo a validade digitada na contagem. O ERP Sistema RAM localiza esse inventário pelo CNPJ da empresa e importa a contagem na tela de inventário. O app mostra a situação de cada inventário ("Importado no ERP", "Baixado no ERP"), e a partir da importação ninguém consegue alterar, reabrir nem excluir aquela contagem na nuvem. O número que ajustou o estoque é o mesmo que foi contado.

Os relatórios de recontagem, de apuração e o final saem em PDF e em planilha. Para a rotina de estoque fora do inventário, veja também o guia de controle de estoque no comércio.

Medir para cortar a hora extra de vez

Reduzir a hora extra uma vez é bom. Mantê-la baixa exige saber onde o turno perde tempo. A tela de Indicadores de Separação mostra pedidos finalizados, itens e quantidade separada:

• Por hora do dia: mostra o pico e a hora morta do galpão, o que ajuda a ajustar escala e intervalo em vez de estender o turno.
• Por operador: quem separou quantos pedidos e itens no período escolhido (hoje, 7 dias, 30 dias ou outro).
• Por rota e por dia da semana: para entender quais cargas e quais dias pedem mais gente.

E quando um cliente reclama de falta de mercadoria, a tela de Auditoria responde quem separou, a que horas, de qual endereço e em que lote, inclusive as tentativas que o sistema recusou. Esses registros não podem ser editados nem apagados pelo app. A conversa deixa de ser a palavra de um contra a do outro.

O resto do armazém: WMS no mesmo app

A separação só é rápida se o endereço estiver certo. Por isso o RAM Expedição traz as rotinas de WMS que mantêm o mapa do estoque em dia:

Cada usuário tem permissões por função: o separador vê a separação, o conferente vê a conferência, e o gestor libera indicadores, auditoria, inventário e o retorno de itens. Depois que a carga sai, a entrega pode ser acompanhada no sistema de gestão de entregas, da rota ao canhoto digital.

Perguntas frequentes

Conclusão

A hora extra da expedição é quase sempre o custo de procurar, recontar e corrigir. Quando o sistema mostra o endereço e o lote, barra o erro antes da baixa e devolve ao ERP um inventário confiável, esse tempo volta para a operação.

Foi isso que os clientes do RAM Expedição perceberam primeiro: a equipe fecha as rotas dentro do turno, o pedido sai com o produto e a quantidade certos, e o inventário deixa de ser motivo para parar o armazém.