Apontamento de horas por cliente: descubra quais clientes do seu escritório dão prejuízo

Todo escritório de prestação de serviços tem aquele cliente. Ele paga o honorário em dia, nunca reclama do valor e liga toda semana. Manda o extrato em cima do prazo, pede "só uma ajudinha" com o funcionário novo, marca reunião para tirar dúvida que caberia num e-mail. Ninguém da equipe sabe dizer quantas horas ele consome por mês, mas todo mundo tem a impressão de que é muito.

O problema é que impressão não reajusta honorário. Quando o dono do escritório vai conversar com esse cliente, chega sem número, e a conversa vira "o mercado subiu" contra "mas eu sempre paguei em dia". Quase sempre o valor fica como está, e o prejuízo continua escondido dentro de uma margem média que parece saudável.

Neste artigo você vai ver por que o honorário fixo esconde o cliente que dá prejuízo, como o apontamento de horas por cliente transforma essa impressão em número, e como o RAM Apontamento, sistema do Sistema RAM para escritórios de contabilidade, BPO financeiro e consultorias, calcula o lucro de cada cliente e ajuda a renegociar. As telas são reais, de um escritório de demonstração com dados fictícios.

Por que o honorário fixo esconde o cliente que dá prejuízo

Na prestação de serviços, o que se vende é o tempo da equipe. Só que o contrato quase nunca é cobrado por hora: é um honorário mensal fixo, definido lá atrás, com base no tamanho do cliente naquela época. Com o passar dos meses, três coisas mudam sem que o valor acompanhe:

• O cliente cresce: mais funcionários, mais notas, mais contas bancárias, mais filiais. O trabalho aumenta e o honorário fica igual.
• O escopo escorrega: o que era só fiscal vira fiscal, folha e "uma olhada no fluxo de caixa". Cada pedido parece pequeno sozinho.
• O custo da equipe sobe: dissídio, benefícios, aluguel, sistemas. O custo de cada hora trabalhada aumenta todo ano.

Somados, os clientes ainda dão lucro, e é por isso que o problema não aparece no resultado do mês. Mas, dentro desse total, alguns clientes pagam pelos outros. Sem saber quanto tempo cada um consome e quanto custa cada hora da equipe, não há como separar quem sustenta o escritório de quem está sendo sustentado.

O que é apontamento de horas (e por que a planilha não dá conta)

Apontamento de horas é o registro, feito pela própria equipe, de quanto tempo cada pessoa dedicou a cada cliente e a cada atividade. Muitos escritórios já tentaram fazer isso numa planilha compartilhada, e a experiência costuma terminar do mesmo jeito:

• Nomes digitados à mão: "Padaria Bom Grão", "padaria bom grão " e "Pad. Bom Grão" viram três clientes diferentes, e a soma sai errada.
• Lançamento no fim do mês, de memória: a pessoa preenche tudo na última sexta-feira e distribui as horas como lembra.
• Painel que depende de alguém: a tabela dinâmica só vale depois que alguém atualiza, e esse alguém está sempre ocupado.
• Salário de todo mundo à vista: para calcular o custo da hora, a planilha precisa dos salários, e qualquer um que abre o arquivo vê.

O resultado é um número em que ninguém confia. E, sem confiança no número, ele não é usado para decidir nada.

Apontar precisa ser rápido: cronômetro por cliente

O apontamento só funciona se der menos trabalho do que não apontar. No RAM Apontamento, a pessoa escolhe o cliente e a atividade de uma lista e aperta Iniciar. Quando muda de cliente, usa Parar e trocar de cliente. Se esqueceu de ligar, lança depois com a entrada e a saída. Se esqueceu de desligar, usa Parar com outro horário e informa a hora real em que parou; o sistema avisa quando o cronômetro passou de 10 horas ou ficou ligado de um dia para o outro.

Do lado direito fica o Meu dia: cada período apontado, os intervalos sem apontamento destacados e o total contra a jornada. No pé, o resumo do mês da pessoa, com as horas realizadas, as horas disponíveis e o índice de apontamento. Horários que se sobrepõem a outro lançamento não são aceitos, então ninguém aponta a mesma hora em dois clientes.

Funciona no navegador do celular, sem instalar aplicativo. Serve para quem está numa visita ao cliente, numa reunião externa ou trabalhando de casa.

Para o gestor, a tela Equipe agora mostra quem está trabalhando neste momento, em qual cliente e atividade e há quanto tempo. Ela se atualiza sozinha: quando alguém inicia, para ou troca de cliente, a linha muda na hora.

Tela real do RAM Apontamento no celular, com dados fictícios.

Planejado x realizado: o contrato vira previsão do mês

Saber quantas horas foram gastas é metade da resposta. A outra metade é saber quantas deveriam ter sido. No cadastro do cliente ficam as horas contratadas por departamento, e elas viram o previsto de cada mês. Na tela de Planejamento, o gestor divide essas horas entre a equipe numa grade cliente × colaborador.

• Copiar o mês anterior ou Sugerir: o planejamento não precisa ser refeito do zero todo mês; a sugestão usa o histórico do que cada pessoa fez em cada cliente.
• Limite de cada pessoa: o rodapé mostra o planejado contra as horas disponíveis, calculadas pelos dias úteis e pela jornada.
• Ausências descontam: férias, atestados, faltas e folgas lançados em Ausências saem das horas disponíveis do mês.

Com o previsto definido, cada cliente ganha um retrato mês a mês. No exemplo abaixo, a Indústria Metal Forte tem 185 horas contratadas por mês. Em agosto foram realizadas 193,40 horas; em setembro, 209,30. O detalhe ainda mostra quanto cada profissional trabalhou nesse cliente e o índice realizado ÷ planejado de cada um, em vermelho para quem passou do previsto.

Esse é o tipo de informação que muda a conversa com o cliente: não é mais "achamos que vocês estão demandando mais", é "o contrato prevê 185 horas e em setembro foram 209".

A equipe em três índices

O mesmo registro mostra como está a equipe. O Painel da equipe traz, por pessoa e no período escolhido, as horas disponíveis, planejadas e realizadas, e três índices:

Além do painel da equipe, há o Painel geral (planejadas, disponíveis e realizadas mês a mês), o de Empresas (ranking dos clientes que mais tomam tempo e o previsto x realizado nas cores definidas pelo escritório) e o Por atividade, que mostra para onde vai o tempo: conciliação, folha, reuniões, e-mail. É um bom ponto de partida para decidir o que automatizar ou o que passar a cobrar à parte. Todos saem em relatório PDF e Excel.

O lucro de cada cliente: honorário contra o custo das horas

Aqui as horas viram dinheiro. Para isso, o sistema precisa saber quanto custa uma hora de cada pessoa. O RAM Apontamento calcula o custo da hora a partir do salário, dos encargos, dos benefícios e do rateio das demais despesas do escritório (aluguel, sistemas, contas), dividido pelas horas pagas no mês. Os parâmetros são do escritório e cada um vale a partir do mês informado, então um aumento de salário em setembro não muda o custo de agosto.

Com o custo da hora de cada pessoa e as horas que ela apontou em cada cliente, a tela Custo e lucro mostra, cliente a cliente: horas, custo, honorário, lucro e margem. A lista começa pelos clientes de menor margem, e um filtro separa os que deram prejuízo.

Repare no exemplo. De agosto a outubro, o escritório faturou R$ 484.950,00 em honorários, as horas custaram R$ 227.572,17 e a margem geral ficou em 53,07%. Olhando só esse número, está tudo bem. Mas, no topo da lista, o Mercado Central consumiu 463,10 horas, que custaram R$ 22.784,14, e pagou R$ 21.750,00 no período: prejuízo de R$ 1.034,14, margem de −4,75%. A Transportadora Via Sul vem logo atrás, também negativa.

É exatamente o cliente do começo do artigo. Ele não aparecia em nenhum relatório financeiro, porque o escritório como um todo dá lucro. Só aparece quando as horas apontadas encontram o custo de quem as trabalhou.

Quem vê o quê

Salário é informação sensível, e o sistema trata isso no banco de dados, não só na tela:

• Administrador: vê tudo, inclusive salários, custo da hora, honorários e lucro por cliente.
• Gestor: acompanha o próprio departamento, planeja, lança ausências, corrige lançamentos e fecha o mês. Não vê salário nem honorário.
• Colaborador: aponta as horas e vê só as próprias, com o resumo do mês.

O Fechamento do mês trava os lançamentos do departamento: depois de fechado, a equipe não consegue mais lançar, corrigir nem excluir. Só o gestor e o administrador mexem, e cada correção fica registrada no histórico.

A IA que sugere o reajuste e escreve a mensagem para o cliente

Saber que um cliente dá prejuízo é o primeiro passo. O segundo, quase sempre adiado, é sentar para calcular o novo valor e escrever a proposta. No RAM Apontamento, isso é um clique em Reajuste, na linha do cliente, dentro de Custo e lucro.

A IA lê as horas, o custo e o honorário do cliente mês a mês e devolve três coisas:

1. 1Diagnóstico: no exemplo, que as horas do Mercado Central superaram as contratadas em agosto e setembro e que o honorário atual está abaixo do custo médio mensal.
2. 2Honorário sugerido: o valor de referência para o cliente atingir a margem média do próprio escritório. Os valores de referência são calculados pelo sistema, não pela IA, para a conta não sair errada. Quando o salto é grande, a sugestão é reajustar em etapas.
3. 3Mensagem para o cliente: um texto pronto para copiar, que fala do volume de demandas e do escopo, sem citar custo, salário ou margem.

Meses sem nenhum lançamento no escritório ficam de fora da conta, para não inflar a margem. E a tela lembra: é uma sugestão, confira os números antes de enviar.

Atenção: o que olhar primeiro na semana

A primeira tela do gestor e do administrador é a Atenção: o que está fora do esperado agora, do mais grave para o mais leve, com o atalho para resolver. Clientes que já passaram do contrato, clientes que vão passar no ritmo atual, cronômetros esquecidos, pessoas sem lançamento no último dia útil, meses ainda não fechados. Com a IA ligada, um botão resume tudo isso em português e sugere as prioridades da semana.

Há ainda a tela Pergunte à IA, para perguntas livres como "quais clientes deram prejuízo e quanto o honorário precisaria subir?", respondidas com os números do escritório. A IA é usada só por gestor e administrador; o gestor envia apenas os dados do departamento dele, e salário de ninguém é enviado.

Para quais empresas de serviço o apontamento de horas faz diferença

O RAM Apontamento nasceu para escritórios de contabilidade, mas o problema que ele resolve é de qualquer empresa que vende o tempo da equipe por um valor mensal fixo:

• Escritórios de contabilidade: departamentos fiscal, contábil e pessoal atendendo a mesma carteira, cada um com suas horas contratadas.
• BPO financeiro: conciliação, contas a pagar e a receber, fluxo de caixa; o volume de cada cliente muda muito de um mês para outro.
• Consultorias: contratos de acompanhamento mensal em que reunião e retrabalho comem o escopo.
• Outros prestadores com contrato mensal: agências, assessorias e suporte de TI que querem saber se o tempo da equipe cabe no que o cliente paga.

O lucro por cliente conversa com o resultado da empresa como um todo. Se você ainda não acompanha esse resultado mês a mês, vale ler o artigo sobre DRE gerencial.

Como começar sem perder o histórico

Quem já tem uma planilha de horas não precisa jogar o histórico fora. A tela Importar planilha traz os lançamentos, os salários, os honorários e as horas planejadas, e confere os totais pessoa a pessoa com a planilha original. Na importação, a revisão de nomes junta as grafias da mesma pessoa e do mesmo cliente; com a IA ligada, ela também avisa quando nomes parecidos são pessoas diferentes. Nada é juntado sem você aceitar.

1. 1Traga a planilha: o histórico entra com as grafias corrigidas.
2. 2Cadastre a equipe: cada pessoa recebe o link por WhatsApp e entra com o próprio e-mail.
3. 3A equipe aponta: pelo cronômetro, no computador ou no celular.
4. 4Acompanhe e decida: painéis, fechamento do mês e o lucro de cada cliente para renegociar honorários.

Perguntas frequentes

Conclusão

Na prestação de serviços, o honorário fixo é bom para o cliente e para o fluxo de caixa, mas esconde quem consome mais do que paga. Enquanto as horas da equipe não forem registradas por cliente e cruzadas com o custo de quem trabalhou, o escritório segue subsidiando alguns clientes com a margem dos outros, sem saber quais.

Com o apontamento de horas por cliente, o planejado x realizado e o lucro de cada cliente, o RAM Apontamento mostra onde está o prejuízo e entrega o número, e até a mensagem, para a conversa de reajuste. A decisão continua sua; ela só deixa de ser feita no escuro.