Conciliação bancária com extrato OFX e IA: o financeiro batendo com o banco sem conferir linha por linha

Todo mês é a mesma cena: o extrato impresso de um lado, o financeiro do sistema do outro, e alguém marcando com caneta cada PIX que entrou, procurando de qual cliente era e qual título ele pagou. Quando são dez lançamentos, tudo bem. Quando são duzentos, com PIX de clientes, tarifas, débito automático do cartão e a aplicação automática do banco mexendo no saldo todo dia, a conferência vira um dia de trabalho, e o que escapa só aparece depois, como cliente cobrado de algo que já pagou.

Neste artigo você vai ver o que é conciliação bancária, por que conferir à mão cansa e falha, e como a nova tela Conciliação Bancária (OFX) do ERP Sistema RAM importa o extrato do banco, acha sozinha o título de cada lançamento e, para o que sobra, pede ajuda à inteligência artificial.

O que é conciliação bancária

Conciliar é confirmar que cada entrada e cada saída do extrato está registrada no financeiro da empresa, e o contrário: que o que o sistema diz que foi recebido ou pago passou mesmo pelo banco. No fim, o saldo do caixa no sistema precisa bater com o saldo do banco.

Parece burocracia, mas é o que garante três coisas: contas a receber certas (ninguém é cobrado do que já pagou), contas a pagar certas (nada é pago duas vezes) e números confiáveis para decidir, como os da DRE e do fluxo de caixa.

Por que conferir à mão cansa (e falha)

• O extrato não diz qual título foi pago: o banco mostra "PIX RECEBIDO" e o CPF ou CNPJ de quem pagou. Descobrir o cliente, achar o título e conferir o valor é trabalho de detetive, linha por linha.
• Valores que quase batem: o cliente pagou com alguns reais de juros, ou com desconto, ou pagou só metade. Cada caso exige uma decisão.
• Lançamentos que não têm título: tarifa do pacote de serviços, IOF, débito automático, aplicação e resgate automáticos. Todo mês alguém lança de novo, do mesmo jeito.
• Retrabalho: importar de novo o mesmo período, ou conferir o que já tinha sido baixado pelo retorno do banco, gera duplicidade se não houver controle.

O que é o arquivo OFX

OFX é o formato padrão de extrato eletrônico que os bancos oferecem no internet banking, às vezes com o nome "Money" ou "Quicken". Ele traz cada lançamento com data, valor e histórico, do jeito que aparece no extrato. É ele que o Sistema RAM lê: o cliente baixa o arquivo no site do banco e importa no ERP, sem digitar nada.

O leitor aceita as duas versões do formato e os jeitos diferentes que cada banco usa para gravar valor e data. E reimportar o mesmo mês não duplica nada: o sistema reconhece as linhas que já entraram, mesmo quando o banco gera o arquivo de novo com outros códigos.

A Conciliação Bancária no Sistema RAM

A tela fica no menu Financeiro. Na primeira importação, o sistema pergunta qual caixa do ERP é aquela conta do banco; daí em diante, reconhece sozinho. Em seguida, cada linha do extrato aparece com uma sugestão do que ela é no financeiro, e uma cor.

Como o sistema acha o título

• Pelo CPF ou CNPJ do PIX: o sistema encontra o cliente no cadastro e procura os títulos em aberto dele. Se o valor bate com um título, a linha fica verde. Se bate com a soma de parcelas, por exemplo um PIX que pagou duas parcelas de uma vez, ela aparece para conferir.
• Pelo valor e pela data: quando o histórico não traz documento, como num boleto pago, o sistema procura título do mesmo valor com vencimento perto da data do banco.
• Pelo que já foi baixado: se a baixa já foi feita à mão, pelo retorno do banco ou pela conciliação do PIX, a linha é só ligada a ela, sem gravar nada de novo.
• Pelas regras do histórico: "quando o histórico tiver TARIFA, lance em Despesas Financeiras"; "quando tiver APLICACAO, transfira para o caixa de aplicação". As regras são da empresa e valem todo mês.

Conciliar com um clique, com a data do banco

1. 1Confira as verdes. Elas já vêm marcadas: o sistema achou o par com segurança.
2. 2Resolva as amarelas e as vermelhas. Troque o título (dá para marcar várias parcelas), lance o que não tem título, transfira entre caixas ou ignore o que não deve ir para o financeiro.
3. 3Clique em "Conciliar marcados". A confirmação mostra quantas baixas, lançamentos e transferências vão ser feitos. A data de pagamento é sempre a data do banco, e a baixa vai para o caixa daquela conta.
4. 4Abra o relatório. Entradas e saídas do extrato comparadas com as baixas do caixa no ERP, o que ficou pendente e o que foi feito, por quem e quando. Também sai em Excel.

Quando o valor não bate

Se o cliente pagou um pouco a mais ou a menos, dentro da tolerância que a empresa define (10% por padrão), a diferença entra sozinha como juros ou desconto. Acima disso, o sistema não decide pelo usuário: mostra o valor em aberto, o valor do banco e a diferença, e pergunta o que fazer.

A escolha fica registrada no log do usuário. E se algo foi conciliado errado, o botão Desfazer conciliação volta a linha para pendente: tira só as baixas que a conciliação fez e cancela os títulos que ela criou, sem mexer no que já existia antes.

Onde a IA entra

Depois das regras e do CPF/CNPJ, sobram as linhas que ninguém reconhece de primeira: um boleto de energia, um débito de seguro, uma entrada sem documento. O botão Sugerir sem par com IA manda só essas linhas para a inteligência artificial, junto com o plano de classificações financeiras da empresa, os caixas e os títulos em aberto de valor parecido. Ela devolve, para cada linha, o que fazer: baixar um título, lançar numa classificação, transferir para outro caixa ou ignorar, com o nível de confiança e o motivo.

• Você confere antes: a sugestão da IA aparece em amarelo e nunca vem marcada. Nada é gravado sem o usuário marcar e confirmar.
• Sem dado sensível: o CPF/CNPJ e números de conta são retirados do histórico antes de enviar; no lugar do documento vai o nome do cliente encontrado no cadastro.
• A IA ensina as regras: depois de conciliar, o sistema oferece guardar o que a IA sugeriu como regra do histórico. Na próxima importação, aquela conta de energia já aparece verde, sem nem precisar da IA.

É aí que está a economia de tempo: o primeiro mês ensina, os seguintes já chegam quase todos verdes. A conferência deixa de ser procurar e passa a ser só revisar.

Aplicação automática e transferências

Muitas contas empresariais aplicam a sobra do dia automaticamente e resgatam quando falta dinheiro. No extrato, isso vira dezenas de linhas de "aplicação" e "resgate" por mês, que não são receita nem despesa. Na conciliação elas viram transferência entre o caixa da conta corrente e o caixa de aplicação, do mesmo jeito que a transferência do Financeiro grava. Com uma regra, isso acontece sozinho todo mês, e o saldo dos dois caixas bate com o banco.

Perguntas frequentes

Conclusão

Conciliação bancária é das tarefas que mais tomam tempo no financeiro e das que menos podem ser feitas pela metade. Com o extrato OFX, a busca do título pelo CPF/CNPJ do PIX, as regras do histórico e a IA cuidando do que sobra, ela deixa de ser um dia de caneta e calculadora e vira uma revisão.

No Sistema RAM, tudo isso fica numa tela só, ligada ao financeiro que a empresa já usa: as baixas com a data do banco, os lançamentos que faltavam, as transferências e o relatório que mostra se o caixa bate com o banco. Se quiser conhecer o restante do financeiro, veja também o PIX integrado ao PDV e a análise do preço de venda.